Početna --> Arhiva starog sadržaja --> U Mreži

19. listopada

Osnovna pravila pisanja e-mail poruka: E-mail naš svagdašnji

Znate li pravilno pisati e-mailove? Znate li koja pisana i nepisana pravila vrijede kod e-mailova? Pomažemo vam da vaše poruke budu jasne, nedvosmislene i uljudne - sva pravila odbrog ponašanja u realnom svijetu vrijede i na internetu.

Biti pismen danas znači da se čovjek mora znati služiti e-mailom.Pa znate li se služiti e-mailom? Naravno da znate. Treba samo upisati nečiju adresu, napisati temu pisma, napisati text i kliknuti na "Send". Ako smatrate da je ovo sve što morate znati o pisanju e-maila, onda je naša ovomjesečna kolumna baš za vas.

Ako se služite mailom, vi sigurno želite komunicirati, i želite vjerojatno biti shvaćeni i prihvaćeni. Sjetite se da pisani text ne sadrži neke elemente komunikacije, poput gesta, stava tijela, intonacije... Zato morate znati kako prenijeti poruku da ona bude shvaćena onako kako ste vi to htjeli. No, ajmo prije reći nešto o osnovnim pravilima.

Prije svega, budite kratki i jasni. Kad kažemo "jasni", mislimo na to da barem jednom pročitate ono što ste napisali prije slanja - može se dogoditi da ste u žurbi s mailom poslali i brdo pravopisnih grešaka koje će iznervirati primatelja, te da su neke rečenice dvosmislene ili čak uvredljive. Neka sve vaše poruke (pogotovo one koje šaljete nepoznatim osobama) budu kratke i konkretne - nikoga na internetu ne zanimaju vaši uvodi i opisi od nekoliko kilobajta, pogotovo ne danas kad se dnevno prima po nekoliko desetaka e-mailova. Recite kratko što želite i nestanite.

Nadalje, Subject line - smislite neku sažetu rečenicu koja nosi bit vaše poruke i nećete pogriješiti. Ako se pitate zašto vam neka tvrtka ili veliki site nisu odgovorili na važan mail, možda je to zato jer ste kao subject napisali nešto poput ":-)" ili "Hi!"

Ono što treba posebno naglasiti u Hrvatskoj jest upotreba "naših" slova. Samo zato što vi slova Č, Ć, đ i ž vidite kao takva, ne znači da će ih vidjeti i vaš primatelj. Prije će biti da će vaš šef pročitati nešto poput "E éao ƒefe, jel ono trebalo biti dovrƒeno sutra ili joƒ ju©er?". Za pisanje hrvatskih slova postoje dva u svijetu propisana standarda koji se koriste podjednako često. Zato, do daljnjega, sve poruke za koje ne znate kako će izgledati na drugoj strani pišite bez kvačica i nećete imati problema. Isto vrijedi za sve ostale posebne karaktere i slova - u e-mailu ih je bolje izbjegavati.

Slijedeća stvar jesu VELIKA SLOVA (ALL CAPS). Koristimo ih za naglašavanje DIJELA texta, nikako za pisanje cijelog texta. VELIKA SLOVA IZGLEDAJU KAO DA VIČETE, a vikanjem nećete daleko doći.

Ako želite naglasiti neku riječ ili rečenicu, osim upotrebe velikih slova uvijek je dobro koristiti i *riječi zatvorene zvjezdicama*. Zvjezdice su nadomjestak za bold ili italic koji se ne mogu koristiti u plain text porukama. Također možete neki dio rečenice podcrtati da biste ga naglasili.
                     

Ono što se svakako želi napomenuti svakom novopridošlom na internetu jest potreba za citiranjem. Ako sudjelujete u nekoj konverzaciji, morate navesti na koji dio nekog texta ili poruke se odnosi vaš odgovor. Svaki e-mail program ima automatsko citiranje (quote) texta. Ako ne citirate nečiju poruku, ta osoba neće znati na što mislite. Zamislite da vam netko ostavi poruku na sekretarici ili pošalje SMS na mobitel u kojoj će pisati samo "Da, imaš pravo, to je dobra ideja". Teško da ćete znati na što je ta osoba mislila.

Signature je dio e-mail poruke koji stoji sasvim na dnu i sadrži, recimo, pošiljateljev e-mail, web stranicu ili neko zrnce mudrosti - sigurno ste to već primijetili. Signature se može automatski dodati svakoj vašoj odaslanoj poruci. Ako se već odlučite za potpis, imajte na umu da on nikako ne bi smio biti duži od 6 linija - nikako. Nikoga ne zanima vaš životopis ili gomila linkova koje ste utrpali u signature. Što je duži vaš potpis, vaša će se poruka duže skidati s interneta i primatelj će se početi ljutiti.

Kao posljednje - ne budite picajzla ako vam neko pošalje mail s ponekom pravopisnom ili gramatičkom pogreškom. To su male greške. Iako bi svatko trebao barem jednom pročitati ono što napiše, greškica ili dvije nije tako strašna. Nema ništa gore od besciljnih svađa oko toga što je gramatički korektno napisano. Ako je poruka nerazumljiva i nečitka od silnih grešaka, onda možete pošiljatelja upozoriti na to da niste razumjeli što je napisao.

Da morate uvijek biti ljubazni, ne moramo posebno naglašavati, posebno ako se obraćate za pomoć ili imate neko pitanje za osobu ili tvrtku koju ne poznate. E-mail je samo još jedan vid ljudske komunikacije i zbog toga svaki mail započnite i završite pozdravom. Također, samo zato što imate e-mail adresu iz koje se ne može naslutiti vaš pravi identitet ne daje vam pravo da e-mail i općenito internet kao medij koristite za ispoljavanje vlastitih frustracija iz realnog života. Budite ljubazni, susretljivi, spremni pomoći i vaša će poruka biti odaslana na pravi način.

V. Ž.